Với hai đặc điểm chính vừa nhanh vừa an toàn, chương trình sẽ tự động nén sẵn các file mà bạn đính kèm thành dạng file .zip (giúp bạn khỏi mất thì giờ cho công đoạn này, đồng thời thư sẽ được gửi đi nhanh hơn) và để an toàn hơn, bạn cũng có thể đặt thêm mật khẩu cho file. Sau đó, không cần phải qua một trình phục vụ thư nào, chương trình sẽ nhanh chóng gửi thư của bạn đến thẳng tay người nhận ngay lập tức.
1- Cài đặt: Bấm kép file ze.exe để bắt đầu cài đặt chương trình. Ở hai cửa sổ đầu tiên, bạn bấm Next. Qua cửa sổ thứ ba, bạn hãy nhập một số thông tin về bạn để người nhận thư biết được chính xác đó là thư mà bạn đã gửi cho họ, gồm First Name (họ của bạn), Last Name (tên của bạn) và Email (địa chỉ e-mail nào của bạn thường dùng để gửi thư). Sau đó, bạn tiếp tục bấm Next và cuối cùng là Finish để hoàn tất quá trình cài đặt.
2- Soạn thư cần gửi: bạn có thể dùng bất cứ chương trình nào để soạn thư (chẳng hạn như Word) để soạn nội dung cần gửi. Sau đó lưu lại thành file để đính kèm trong thư. Bạn có thể bỏ qua bước này nếu file đính kèm đã có sẵn.
3- Cách gửi thư:
- Bấm kép biểu tượng trên desktop để chạy chương trình, một hộp thoại hiện ra yêu cầu bạn chọn file đính kèm, bạn hãy chọn file rồi bấm nút Open; hoặc nếu bạn đang mở Windows Explorer thì có thể bấm chuột phải vào file cần đính kèm, chọn Zip & Email To > Open cũng được. Tập tin này sẽ xuất hiện trong hộp File ở cửa sổ chính của chương trình. Lưu ý : chương trình cho phép bạn có thể chọn đồng thời nhiều file đính kèm cùng một lúc, nhưng chúng sẽ được nén chung vào một tập tin .zip.
- Tại cửa sổ chính của chương trình, bạn cần nhập thêm một số thông tin sau:
+ Hộp Send To : địa chỉ người nhận. Nếu địa chỉ chưa được lưu giữ trước đó thì bạn hãy nhập vào; ngược lại, bạn có thể chọn từ sổ địa chỉ bằng cách bấm vào mũi tên sổ xuống kế bên phải hộp.
+ Hộp Subject : chủ đề tóm tắt cho nội dung thư cần gửi.
+ Hộp File(s) : xem lại file đính kèm đã chọn. Bạn có thể giữ nguyên hoặc đặt lại tên khác nếu muốn. Ngoài ra, để tạo cho file đính kèm được an toàn hơn, bạn có thể đặt thêm mật khẩu (tất nhiên là bạn phải cho người nhận biết được mật khẩu này) bằng cách bấm nút Options, chọn Set password.
- Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, công việc còn lại là bạn chỉ cần bấm nút Send để gửi thư đi là xong.
* Một số chức năng tiện lợi khác của chương trình:
- Gửi tiếp thư khác nhanh chóng: chương trình tự động lưu giữ lại các thông tin của bức thư mà bạn vừa gửi gần đây nhất. Vì vậy, bạn có thể gửi tiếp thư khác đi với cùng thông tin đã có (hoặc chỉ sửa lại đôi chút) bằng cách mở chương trình, chọn file đính kèm, rồi bấm nút Send để gửi.
- Gửi nhanh đến các địa chỉ thường dùng: một số các trình gửi thư khác cũng cho phép bạn làm điều này, chẳng hạn như Outlook Express cho phép bạn đặt từng địa chỉ người nhận trên desktop, nhưng như vậy sẽ chiếm mất diện tích mà vốn đã chật hẹp trên nền; còn nếu dùng trình gởi thư khác thì bắt buộc bạn phải vào nó rồi gõ địa chỉ người nhận hoặc chọn từ sổ địa chỉ, và cuối cùng rồi bạn cũng phải tốn công và mất thời gian. Với Zip & Email thì khác, các địa chỉ người nhận sẽ được liệt kê trong menu ngữ cảnh khi bấm chuột phải vào file đính kèm và bạn chỉ cần bấm chọn người nhận từ menu đó để gởi mà thôi, rất tiện lợi.
Điều đầu tiên là bạn cần phải tạo danh sách địa chỉ người nhận bằng cách vào cửa sổ chính của chương trình, bạn bấm vào nút có dấu chấm than ở góc trên bên trái cửa sổ, chọn Address book, nhập vào từng địa chỉ người nhận ở hộp phía trên (có thể chỉ riêng phần địa chỉ, hoặc bao gồm cả tên người nhận theo dạng tênngườinhận <địa chỉ e-mail>, giữa tên người nhận và địa chỉ phải cách ra một khoảng trắng), rồi bấm nút Add. Địa chỉ sẽ được thêm vào hộp phía dưới, bạn hãy đặt một dấu kiểm bên trái nó (nếu đây là địa chỉ thường gửi). Tiếp tục như thế để nhập thêm các địa chỉ khác. Nếu muốn xoá bỏ địa chỉ nào, bạn chọn nó trong danh sách, rồi bấm nút Delete; để sửa lại địa chỉ hiện có, bạn chọn nó trong danh sách và sửa lại ở hộp phía trên rồi bấm Add, sau đó xoá cái cũ đi. Cuối cùng bấm OK.
Khi đã có danh sách các địa chỉ, để gửi cho các địa chỉ thường dùng, bạn mở Windows Explorer, bấm chuột phải vào file đính kèm, chọn Zip & Email To, bấm chọn địa chỉ cần gửi trong menu ngữ cảnh, thay đổi một số nội dung khác (nếu cần), rồi bấm Send.
- Tuỳ biến ngôn ngữ giao diện chương trình: mặc định, giao diện của Zip & Email là tiếng Anh, nhưng nếu bạn thích dùng ngôn ngữ khác (hỗ trợ thêm bốn ngôn ngữ) thì có thể thay đổi lại bằng cách trong cửa sổ chính của nó, bấm vào nút có dấu chấm than ở góc trên bên trái, chọn Settings, chọn thẻ View, chọn ngôn ngữ mà bạn cần trong hộp Language.
Một điểm thú vị là tuy chương trình không hỗ trợ tiếng Việt, nhưng bạn cũng có thể tự tạo thêm, bằng cách trong thư mục đã cài đặt chương trình (thường là C:\Program Files\ZipEmail), mở thư mục languages, chép từ một file ngôn ngữ đã có sẵn thành file khác rồi đổi tên lại, sau đó mở file vừa chép (dùng Notepad) và sửa lại nội dung của nó rồi lưu lại. Đóng chương trình Zip & Email (nếu nó đang mở) rồi chạy lại và vào thay đổi ngôn ngữ như trên.
Ngoài ra, chương trình còn nhiều đặc điểm khá hay và thú vị khác vẫn đang chờ bạn khám phá thêm.
Chương trình tương thích với mọi Windows, bạn có thể tải về dùng thử tại http://www.tools-for.net/dl0/ze.exe, dung lượng 1,03MB.
Nguyễn Hữu Đức
Bình luận (0)